Wie bekommt man Spezialwissen von Mitarbeitern zentral gebündelt?

Kennst du das? Du erinnerst dich daran, dass es irgendwo in den Tiefen des Sharepoints oder in den Weiten der digitalen Archive genau eine Information gibt, die du jetzt brauchst. Doch es ist wie die berühmte Suche nach der Nadel im einem Heuhaufen.

Oder noch frustrierender: du hast einen Kunden am Telefon und benötigst dringend eine spezifische Information, aber du nicht weißt, wo genau du sie finden kannst. Vielleicht hat jemand im Vertriebsteam genau das Wissen, das du jetzt gerade suchst, aber wie kommst du in Kontakt, ohne kostbare Zeit zu verschwenden? Das kann nicht nur als unprofessionell wahrgenommen werden, sondern kann auch dazu  führen, dass ihr die Chance verpasst. Oder eure Kunden werden frustriert.

Hier setzt ein Wissensmanagementsystem (WMS) an, indem es diese Informationsbarrieren beseitigt. Der größte Mehrwert liegt darin, dass kein Wissensträger mehr unersetzbar ist. Auch wenn sie oder er im Urlaub ist oder krank: ihr könnt reibungslos weiterarbeiten und wertvolles Know-how bleibt jederzeit zugänglich und produktiv nutzbar.

Was ist Wissensmanagement?

Wissensmanagement ist eine strategische Herangehensweise an die Sammlung, Organisation, Verwaltung und Weitergabe von Wissen innerhalb einer Organisation. Es zielt darauf ab, sicherzustellen, dass das vorhandene Wissen effektiv genutzt wird, um die Leistung und Innovation zu fördern. Dies beinhaltet die Identifizierung von implizitem und explizitem Wissen, die Schaffung von Systemen zur Erfassung und Speicherung von Informationen, den Aufbau von Kollaborationsmechanismen und die Bereitstellung von Tools zur Wissensverbreitung. Das Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, redundante Anstrengungen zu minimieren, schneller auf Informationen zugreifen zu können und sicherzustellen, dass Wissen nicht nur erhalten bleibt, sondern auch aktiv zum Nutzen der Organisation beiträgt. Wissensmanagement schafft eine organisatorische Kultur, die die Bedeutung von Wissen als strategische Ressource erkennt und die Integration von neuem Wissen fördert, um nachhaltige Wettbewerbsvorteile zu erzielen.

Was macht gutes Wissensmanagementsystem aus?

Ein gutes Wissensmanagementsystem zeichnet sich durch mehrere entscheidende Merkmale aus. Zunächst ist die Zentralität des Systems von großer Bedeutung. Alle relevanten Informationen sollten an einem zentralen Ort gespeichert werden, um einen einheitlichen und leicht zugänglichen Wissenspool zu schaffen. Die Benutzeroberfläche (UI) spielt dabei eine Schlüsselrolle, indem sie intuitiv gestaltet ist, um eine einfache Navigation und Nutzung zu gewährleisten. Die Leichtzugänglichkeit des Systems ist essentiell, sodass Mitarbeiter unkompliziert auf benötigte Informationen zugreifen können. Eine effektive Suchfunktion, die nicht nur die direkte Suche nach Begriffen ermöglicht, sondern auch ähnlich klingende Felder identifizieren kann, verbessert die Auffindbarkeit erheblich. Eine leicht verständliche Aufbereitung der Informationen ist ebenfalls von Vorteil, um sicherzustellen, dass das Wissen für alle Nutzergruppen zugänglich ist. Die Implementierung von Versionierung und Historie ist entscheidend, um Änderungen nachvollziehen zu können und eine klare Entwicklung des Wissens zu gewährleisten. Schließlich ermöglichen Analytik und Berichterstellung eine fortlaufende Bewertung der Systemnutzung und bieten Einblicke, um das Wissensmanagement kontinuierlich zu verbessern. Insgesamt trägt ein Wissensmanagementsystem mit diesen Merkmalen dazu bei, die Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu fördern und sicherzustellen, dass das gesamte Unternehmen von einem gut organisierten und leicht zugänglichen Wissenspool profitiert.

In einem guten System könnt ihr die Informationen auf vielfältige Art ablegen: als Text, als Audio, als Grafik, als Video, als komplexe VR-Erklärungen und in Zukunft auch als AR-Direkthilfe.

Wichtig sind auch die Rollen: es gibt unterschiedliche Bearbeitertypen, so zum Beispiel Admins, Autoren und Leser. Und dann kann es noch weitere Rollen geben, um zum Beispiel nicht alle Informationen mit allen zu teilen.

Anwendungsfallbeispiele

Ein Wissensmanagementsystem (WMS) wird zum unsichtbaren Helfer im Arbeitsalltag, wenn es darum geht, eure neuen Kollegen willkommen zu heißen. Es bietet einen reibungslosen Einstieg, indem es strukturierten Zugang zu Schulungsmaterialien und relevanten Informationen ermöglicht. Wenn der Lernprozess beschleunigt wird, schafft ihr nicht nur mehr Vertrauen, sondern fördert auch eine positive Einarbeitungserfahrung.

Wenn es um neue Anlagen oder Maschinen geht, wird das WMS zu einem zentralen Dreh- und Angelpunkt für Schulungsinhalte, sei es für das Anlernen von Mitarbeitern oder die Schulung unserer geschätzten Kunden. Es ist der Ort, an dem das nötige Know-how zur erfolgreichen Nutzung und Pflege unserer technologischen Fortschritte zu finden ist.

In Momenten der Unsicherheit, wenn Maschinen ausfallen oder Fehler auftreten, wird euer WMS zu einem zuverlässigen Partner für eure Kunden! Es bietet schnelle und präzise Lösungen, um den Betrieb wieder in Gang zu bringen und Ausfallzeiten zu minimieren. Ein bisschen wie der erfahrene Kollege, der immer weiß, was zu tun ist.

Und wenn es um die Wartung geht, liefert das WMS nicht nur detaillierte Anleitungen, sondern erinnert uns auch daran, wie genau die einzelnen Schritte aussehen. Dadurch wird nicht nur die Lebensdauer der Maschinen optimiert, sondern auch die Effizienz unserer Arbeitsprozesse.

Ein kultureller Wandel…

Gutes Wissensmanagement sieht von außen kinderleicht aus und lässt sich genauso einfach bedienen. Es Führt sehr einfach zum Erfolg – es ist deshalb aber trotzdem nicht leicht ein gutes oder sogar hervorragendes Wissensmanagement aufzusetzen!

Habt ihr Fragen oder Wünsche? Lasst uns einfach mal unverbindlich drüber reden!